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威廉希尔学生组织报销流程

为规范报销流程,更好地开展报销工作,现将学院报销流程及注意事项整理如下,此流程适用于WilliamHill各学生组织。

一、活动策划期:

活动部门填写《附件1:预算(结算)单》,写清物品名称、单价、数量、合计,经报销负责部门审核无误后,活动部门分管主席自行联系学院团委老师审核,签署学院团委意见并加盖公章注意一定先申请并通过审批后再进行物资购买,否则不予报销。

二、活动准备期:

活动部门经批准后购买物资、收集发票(发票要求详见《附件3:发票要求》)。

三、活动后期:

活动部门整理发票、完善《附件1:预算(结算)单》结算部分、填写excel《附件2:结算单》、打印活动开展证明并将以上材料上交。

1、发票:用铅笔在机打发票(纸质、电子版打印)正面空白处用铅笔手写负责人(即收账人)姓名、学号活动名称、内容、单价、数量、合计。

2、《附件1:预算(结算)单》的结算部分按实际支出填写。

3、《附件2:结算单》:铅笔手写日期、总金额、发票张数(都填写到第一栏即可)、合计(大写、小写)、报销负责人姓名并在银行账号处填写报销负责人学号《附件2:结算单》总金额应严格与发票总金额保持一致。

4、活动开展证明:可以为活动推文(已发布)或活动新闻稿(网页版),选择合适的证明材料,通过打印网页功能打印出纸质版。

四、活动总结期:

活动部门整理相关材料并与报销负责部门交接,提交相关材料(纸质)。

学院下发报销资金后,活动部门根据记账具体下发报销资金。

【注意事项】

1、不得报销的事项:

(1)购买购物卡的发票一律不得报销。付款方式为“一卡通”、“面值卡”、“贵宾卡”、“优惠卡”、“代信誉卡”等非现金、银行结算的发票不予报销。

2)烟酒、海参、阿胶等,健身中心、娱乐场所的发票,手机及手机附属品、掌上电脑,个人或家庭用的物业管理费、水电费、有线电视费、停车费、车辆维修费、保险费、车辆年检费不予报销。

2、水果、食品等一般不报销,如确实因活动需求需要购买,需填写特殊事项说明。

3、同一家店开具的发票上的总金额大于等于500元时需开具花费明细,且明细上必须盖有该店的发票专用章(与发票上的商店章一致)。

4、活动负责人对支出的真实性、合法性、有效性负责,且发票应保证清晰,无破损,无涂改、挖补。

5、务必做好部内记账,方便资金下发。


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